Die EUFA übernimmt für Dienststellen der Stadt Wien die Reisebuchungen sowie die Reiseabrechnungen unter Einhaltung der Projektrichtlinien und Berücksichtigung des projektspezifischen Reisebudgets.

Im Rahmen der Reisebuchungen werden folgende Tätigkeiten angeboten:

• Vorab Recherche zu Reise- und Hoteloptionen;
• Beratung und Unterstützung bei der Erstellung des Dienstreiseantrages;
• Buchung der Verkehrsmittel und Hotelzimmer in Abstimmung mit der reisenden Person nach Genehmigung des Reiseantrages durch die Führungskraft;
• Übermittlung der Reiseunterlagen an die reisende Person;
• Allenfalls Unterstützung bei der Recherche lokaler Verkehrsmittel am Reiseziel;
• Weiterleitung von Änderungen seitens der Verkehrsunternehmen;
• Im Bedarfsfall Umbuchungen/Stornierungen von Hotelzimmern oder Verkehrsmitteln.

Die Reiseabrechnungen werden im Anschluss an die Dienstreisen durchgeführt und umfassen:

• Das Sammeln/Anfordern und Speichern der Rechnungen während der Buchungen;
• Die Überprüfung der Unterlagen, die von der reisenden Person zur Abrechnung eingereicht werden und allfällige Nachforderung von Unterlagen;
• Das Eintragen der einzelnen Rechnungen und Tickets in der Datenbank;
• Vorlage der fertigen Reiseabrechnung an die reisende Person;
• Nach Unterschrift durch die reisende Person und die Führungskraft, Weitergabe der Reiseabrechnung inklusive aller Beilagen an das Finanzmanagement.